Klachtenprocedure en -afhandeling bij CS Solutions
CS Solutions hanteert een duidelijke, onafhankelijke klachtenprocedure. Klachten worden vertrouwelijk en objectief behandeld met als doel een snelle en transparante oplossing voor cliënten. De procedure omvat ontvangstbevestiging, een intern onderzoek en een schriftelijke afloop. Waar passend bieden wij mediation aan of verwijzen wij door naar de Nederlandse Orde van Advocaten.
Hoe kunt u een klacht indienen?
U kunt een klacht schriftelijk indienen per e-mail of per post gericht aan CS Solutions, t.a.v. Klachtencommissie. Geef in uw klacht uw naam en contactgegevens, het dossier- of kenmerknummer indien bekend, een heldere omschrijving van de klacht, de datum(s) waarop het voorval plaatsvond en welke uitkomst u wenst. Voeg relevante documenten of correspondentie toe als bijlagen. Indien gewenst kunt u eerst telefonisch contact opnemen voor een korte toelichting; schriftelijke indiening is echter noodzakelijk voor de formele verwerking.
Stappen in de behandeling
Na ontvangst bevestigt CS Solutions de klacht per e-mail of brief. CS Solutions voert een intern, objectief onderzoek uit waarbij relevante medewerkers, dossiers en eventuele verklaringen worden betrokken. Cliënten worden tijdens het onderzoek geïnformeerd over de voortgang en kunnen aanvullende informatie aanleveren. Na afronding ontvangt u een schriftelijke uitspraak met de bevindingen en eventuele voorstellen voor herstel of compensatie. CS Solutions streeft ernaar de meeste klachten binnen vier tot zes weken af te ronden; bij complexere dossiers wordt u tijdig geïnformeerd over een aangepaste termijn.
Mediation en externe doorverwijzing
Wanneer beide partijen dit wensen, biedt CS Solutions de mogelijkheid van mediation om tot een gezamenlijke oplossing te komen. Mediation wordt uitgevoerd door een onafhankelijke mediator en is vertrouwelijk. Als een klacht betrekking heeft op gedragingen van juristen en niet intern naar tevredenheid kan worden opgelost, kan verwijzing plaatsvinden naar de Nederlandse Orde van Advocaten of een andere relevante tucht- of geschilleninstantie. CS Solutions begeleidt desgewenst het doorverwijstraject en verstrekt de benodigde dossierstukken aan de cliënt.
Vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en doelstelling
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld met medewerkers die direct betrokken zijn bij de afhandeling. De behandeling is onafhankelijk en objectief; medewerkers die onderwerp van de klacht zijn nemen niet deel aan de beoordeling. CS Solutions bewaart een registratie van klachten en de uitkomsten voor kwaliteitsborging en verbetermaatregelen, in overeenstemming met privacyregels. Het primaire doel van onze klachtenprocedure is het herstellen van schade waar mogelijk en het verbeteren van onze dienstverlening, met respect voor de cliënt en de integriteit van onze juridische en adviespraktijk.